缺乏量化管理,項(xiàng)目管理只能處于一種“混沌”狀態(tài);而如果采用了量化管理,項(xiàng)目管理的全過(guò)程就會(huì)變得“可視化”,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也可以“讓數(shù)字說(shuō)話”。用數(shù)據(jù)說(shuō)話,是作為管理者一項(xiàng)必備的素質(zhì)。而在管理系統(tǒng)中預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制、報(bào)告都是以量化的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ),可見(jiàn)量化管理在項(xiàng)目管理中的重要性。
遠(yuǎn)大方略的項(xiàng)目管理咨詢當(dāng)中,項(xiàng)目管理涉及四個(gè)環(huán)節(jié),無(wú)論是報(bào)告式的文字還是表格式的管理工具,數(shù)據(jù)是經(jīng)常見(jiàn)到的。如果有效地避開(kāi)一些可以避免的錯(cuò)誤,我們的量化管理才能起到真正的作用。
◇◇◇定性分析多余定量分析◇◇◇
(預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制、報(bào)告)
現(xiàn)象:四個(gè)環(huán)節(jié),工作人員用了大量描述性的文字向下級(jí)下發(fā)通知,向上級(jí)匯報(bào)工作。常見(jiàn)的語(yǔ)句如:“通過(guò)這段時(shí)間的努力,我們提升了市場(chǎng)占有率,使我們的銷(xiāo)量穩(wěn)定地維持在一個(gè)較高的水平上。針對(duì)我們目前存在的問(wèn)題,我們采取了內(nèi)部整頓、外部改善等一系列計(jì)劃,結(jié)果證明,我們?cè)黾拥呐Φ玫搅朔e極的響應(yīng)。目前,一切都在掌控之中。”
點(diǎn)評(píng):定性分析多必導(dǎo)致工作的模糊,而工作的發(fā)展和進(jìn)度又必須以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的。所以在上面案例中,存在很多定性帶來(lái)的問(wèn)題。比如,在工作匯報(bào)中,“通過(guò)這段時(shí)間”是錯(cuò)的,其他的如以下:“過(guò)去的33天,我們通過(guò)提升人員工作效率、改善激勵(lì)政策、加強(qiáng)客戶關(guān)系,使得我們的工作效率提升了20%、客戶滿意度提升了35%,市場(chǎng)占有率提升了12%,環(huán)比去年同期,我們的銷(xiāo)量增長(zhǎng)120%,并且連續(xù)4周維持了這一較高的水平。針對(duì)目前存在的產(chǎn)品包裝破損、容量不夠二個(gè)問(wèn)題,我們采取了加強(qiáng)生產(chǎn)線管理、嚴(yán)抓檢驗(yàn)兩項(xiàng)工作,經(jīng)過(guò)3周的努力,次品率已經(jīng)降低了3個(gè)百分點(diǎn)……”
兩段匯報(bào)不同的是,提升后面不是說(shuō)“市場(chǎng)占有率”,而是多少。不是“較高的”而是具體的數(shù)據(jù)。不是“存在的問(wèn)題”,而是什么問(wèn)題,所有詞眼必須是具體的現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題,而不是模糊的定性的描述。
◇◇◇結(jié)果小于計(jì)劃◇◇◇
(計(jì)劃模糊)
現(xiàn)象:計(jì)劃制定了,經(jīng)過(guò)執(zhí)行發(fā)現(xiàn)結(jié)果往往小于計(jì)劃。領(lǐng)導(dǎo)不滿,屬下也充滿委屈,明明計(jì)劃就是這樣,為什么領(lǐng)導(dǎo)還不滿意?
點(diǎn)評(píng):結(jié)果小于計(jì)劃時(shí),一個(gè)重要的方面就是計(jì)劃的模糊,并且下屬?zèng)]有得到解讀。所以,他們認(rèn)為自己經(jīng)過(guò)努力實(shí)現(xiàn)了,但在領(lǐng)導(dǎo)看來(lái),卻沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。另外就是對(duì)執(zhí)行的不到位和控制的不量化,但,針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題,計(jì)劃制定后,團(tuán)隊(duì)是要按照這個(gè)目標(biāo)進(jìn)行工作的,并且務(wù)必要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。因此,在制定工作計(jì)劃的時(shí)候,一定要給所有人員一個(gè)明確的量化的目標(biāo),如果可以,在量化的計(jì)劃之外,還應(yīng)給出具體可行的工作指導(dǎo)方法。
比如:在人員激勵(lì)中,往往存在一個(gè)錯(cuò)誤,即激勵(lì)政策在計(jì)劃中的缺失。例如,達(dá)到目標(biāo)的80%為保底,100%獎(jiǎng)勵(lì)利潤(rùn)的1%,120%獎(jiǎng)勵(lì)利潤(rùn)的2%等。此時(shí),作為執(zhí)行人員會(huì)考慮一個(gè)問(wèn)題,一旦自己的工作超過(guò)目標(biāo),管理者有可能將考核的基準(zhǔn)提升,一旦連續(xù)幾次超額完成,那么接下來(lái)自己將面臨更大的壓力,為此,執(zhí)行人員可能隱瞞自己的實(shí)力,實(shí)行逐步提升自己工作業(yè)績(jī),這一案例就突出的顯示了激勵(lì)政策在計(jì)劃中的問(wèn)題。
經(jīng)過(guò)反復(fù)試驗(yàn),發(fā)現(xiàn)考核可以以計(jì)劃為高獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)執(zhí)行人員,如完成100%的情況下,獎(jiǎng)勵(lì)多,完成高或低都將低于完成100%業(yè)績(jī)的情況,這樣一來(lái),就保證了所有執(zhí)行人員計(jì)劃的真實(shí)性。
◇◇◇數(shù)據(jù)沒(méi)有甄別◇◇◇
(只使用正確信息)
現(xiàn)象:量化的觀念已經(jīng)深入人心,方法也得到普及,但由于執(zhí)行人員素質(zhì)參差不齊,對(duì)自己得到的數(shù)據(jù)理解不一,凡是數(shù)據(jù)紛紛作為依據(jù)將工作反饋給上級(jí)。結(jié)果卻發(fā)現(xiàn),通過(guò)一系列的分析,所得結(jié)果遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于現(xiàn)實(shí)情況,明顯有水分。
點(diǎn)評(píng):作為執(zhí)行人員,掩蓋自己的錯(cuò)誤,并爭(zhēng)取良好的表現(xiàn)是人性中的弱點(diǎn)。但,這種虛假上報(bào)的行為卻于工作不利,大大損害了量化真實(shí)性的原則和底線。如不加以辯解和甄別,作為決策的依據(jù)進(jìn)行執(zhí)行,可想而知,結(jié)果會(huì)是什么樣的。
針對(duì)這種情況,要對(duì)得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行有據(jù)可查的追溯,并對(duì)結(jié)果進(jìn)行預(yù)估核對(duì),對(duì)于明顯不符要求的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,直至所有數(shù)據(jù)真實(shí)有效才作為分析的依據(jù)。
◇◇◇控制沒(méi)有量化◇◇◇
(時(shí)間數(shù)量人物方法)
現(xiàn)象:量化的計(jì)劃被執(zhí)行,但控制沒(méi)有量化,時(shí)間沒(méi)有具體到每個(gè)人身上,需要的結(jié)果沒(méi)有量化為具體的數(shù)量,人性弱點(diǎn)再次發(fā)揮了優(yōu)勢(shì),往往就會(huì)出現(xiàn)常說(shuō)的“大鍋飯”現(xiàn)象。
點(diǎn)評(píng):是否將所有計(jì)劃和控制都具體到人頭上,是管理中的一大難題。因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)作業(yè)和單體作業(yè)各有優(yōu)勢(shì),而并非所有工種都能將任務(wù)分解到具體人頭上,就造成了團(tuán)隊(duì)作業(yè)的天然土壤,一旦控制沒(méi)有具體到人頭上,或是無(wú)法具體控制到人頭上,那么管理中就會(huì)出現(xiàn)控制不可量化的現(xiàn)象。
◇◇◇量化范圍模糊◇◇◇
(具體到什么程度)
現(xiàn)象:量化范圍模糊,沒(méi)有具體到真正的細(xì)節(jié),最終導(dǎo)致執(zhí)行結(jié)果出現(xiàn)偏差。
點(diǎn)評(píng):針對(duì)量化范圍模糊的問(wèn)題,有人不認(rèn)為這是一種錯(cuò)誤,因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的不同導(dǎo)致,但從結(jié)果導(dǎo)向看,量化范圍模糊不是有關(guān)緊要的。如此一來(lái),或是團(tuán)隊(duì)規(guī)模小,執(zhí)行人員有著較高的自覺(jué)性能避免此類(lèi)錯(cuò)誤。而現(xiàn)實(shí)中,規(guī)模較大的團(tuán)隊(duì)較多,就無(wú)法保障整體作業(yè)的覺(jué)悟性,管理之所以存在,就是要解決此類(lèi)的問(wèn)題。
項(xiàng)目管理之所以有量化管理,其目的在于無(wú)論出現(xiàn)任何意外情況,都務(wù)必保障所有結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤的達(dá)成。因此,我們從開(kāi)始到結(jié)果,都必須以量化的數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督和檢驗(yàn)。
(1) 目標(biāo)要量化
目標(biāo)量化要具體到每個(gè)細(xì)節(jié),“客戶滿意度要提升20%、市場(chǎng)占有率要提升10%……”,對(duì)于所有需要解讀的地方,一定要使每個(gè)人確認(rèn)理解為止,必要時(shí)進(jìn)行抽查核實(shí)他們得到的信息是否是100%理解。
(2) 結(jié)果要量化
對(duì)于結(jié)果量化,上面有所闡述。這里需要提醒的是,結(jié)果不能只有一個(gè),在一個(gè)大的結(jié)果下,應(yīng)該有階段性的小結(jié)果,以便不斷地調(diào)整以適應(yīng)新的情況,最終保證大的結(jié)果完全實(shí)現(xiàn)。
(3) 方法要量化
在項(xiàng)目管理中,方法要量化往往被人忽視或者是弱化。領(lǐng)導(dǎo)給出了目標(biāo)也進(jìn)行了全面的解讀,但沒(méi)有給出方法或是給出的方法不適用。
這里并非要求所有執(zhí)行人員千篇一律的刻板執(zhí)行,但作為一個(gè)參考方法,能減少人員工作的浪費(fèi)。特別對(duì)于基層管理人員來(lái)說(shuō),是實(shí)用的。